צ'קים ממוחשבים הם צ'קים המופקים באמצעות תוכנות הנהלת חשבונות המשמשות היום כמעט בכל עסק, מקטן ועד גדול. לא כל התוכנות הללו כוללות מודולים של הפקת צ'קים ממוחשבים, אך המתקדמות שבהן מאפשרות להפיק צ'קים באמצעות המערכת. הצ'קים הללו משמשים לרוב לתשלום לספקיו של העסק והם אינם מודפסים בפנקסי צ'קים, בדומה לצ'קים המשמשים אותנו לצרכים ביתיים, אלא על דפים בדידים בגודל A4 ומודפסים במדפסת הלייזר המשרדית.

צ'קים ממוחשבים מאפשרים לנו ליהנות משורה ארוכה של יתרונות בתחומי פעילות שונים, הרלבנטיים לכל בית עסק. במאמר זה נסקור את התחומים השונים בהם הופכים צ'קים ממוחשבים ליתרון תחרותי מול בית עסק שאינו משתמש בהם, ולכלי רב-ערך בשיפור יכולת הניהול של העסק והשליטה במשאביו הכלכליים ובתזרים המזומנים שלו.

יתרונותיהם של צ'קים ממוחשבים בעבודה מול הספקים

צ'קים ממוחשבים משמשים לרוב לצורך תשלום לספקים, המספקים חומרי גלם, ציוד או שירותים לבית העסק. עם זאת, כידוע לנו, לעיתים עלול להיווצר מצב בו ספק שהתחייב לספק סחורה מסוימת אינו עומד בהתחייבותו, בין אם בשל קשיים אובייקטיבים ובין אם בשל חוסר אמינות או חוסר יושר. בניגוד לתשלום במזומן, בכרטיס אשראי או בהעברה בנקאית, צ'קים ממוחשבים מאפשרים לנותן הצ'ק לבטלם, במידה והסחורה לא סופקה או שהספק לא עמד בתנאי ההסכם.
כל פעולה המבוצעת בעזרת צ'קים ממוחשבים המונפקים על ידי תוכנת הנהלת החשבונות של העסק מוזנת ישירות לתרשים המזומנים של העסק ואינה דורשת פעולות עדכון נוספות. העובדה שהמידע אודות כל התשלומים שביצענו לספקים נגיש לנו בכל רגע נתון, מאפשר לנו להשיג שליטה טובה יותר בהיבטים הפיננסיים של העסק שלנו ולהפיק דו"חות כגון השוואת עלויות של ספקים שונים, ניתוח עלויות הספקים בתקופות זמן שונות, השפעת שינויים שהכנסנו בעסק על עלויות הספקים וכן הלאה. משום כך מהווים צ'קים ממוחשבים בפרט והנהלת החשבונות הממוחשבת בכלל, כלי ראשון במעלה למנהל העסק, הנדרש לקבל החלטות שוטפות בעלות משמעות והשלכות ארוכות טווח.
באמצעות ביצוע ההדפסה של צ'קים ממוחשבים בבית העסק, ניתן לבחור האם ברצוננו להדפיס את הצ'ק בעותק אחד או להדפיס לו העתק לצורך תיוק המאפשר מעקב שלנו אחר פרטי הצ'ק המדויקים ופרטיו של מקבל הצ'ק. 
תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת גם לקיים מעקב אחרי צ'קים דחויים ולהוציא דו"חות המסכמים את כל הצ'קים הדחויים שהופקו ולהזין את הנתונים הללו לתזרים המזומנים של העסק. בזכות זאת יכול העסק להימנע ממצב בו הוא מוציא צ'קים דחויים רבים ללא מעקב מספק, ונקלע למצוקת אשראי כאשר מועד פירעונם של הצ'קים הללו מגיע.

יתרונות הוצאת ניהול התשלומים שלנו מידי חברת האשראי ושמירת המידע אודותיו בעסק

המידע בנוגע לפעולות שאנו מבצעים בכרטיס האשראי נשמר בחברת האשראי לתקופה מוגבלת. צ'קים ממוחשבים, לעומת זאת, מוזנים למאגר המידע המשמש את בית העסק ונשמרים בו לתמיד. בזכות זאת יכול בית העסק לקבל תמונה מעמיקה ויסודית של האספקטים החשובים בהנהלת החשבונות שלו לאורך זמן ולהפיק דו"חות המבוססים על חיתוכים ופילוחים המתייחסים לתקופות זמן משמעותיות.
צ'קים ממוחשבים מונעים את האפשרות שחברת האשראי תחייב אותנו חיובים שגויים או תשלם פעמיים לאותו ספק. בזכות זאת נמנע מאיתנו הצורך לעקוב באופן מתמיד אחר כל החיובים המבוצעים בכרטיס האשראי ולהשוותם לתשלומים שביצענו בפועל.
אין צורך לשלם עמלות לחברת האשראי בגין ביצוע פעולות או לשלם דמי אחזקת כרטיס, המצטרפים להוצאות הקבועות של העסק.

לסיכום, צ'קים ממוחשבים הם התפתחות חשובה בתחום הנהלת החשבונות הממוחשבת של עסקים. הם משפרים הן את יכולת התחרות והיעילות של בית העסק והן מצמצמים את הוצאותיו הקבועות.