השם צ'קים הינו שם המוכר לכל אדם. מי מאיתנו לא שילם בעולם בצ'ק עבור שירות או סחורה מסוימת או אינו מחזיק בפנקס צ'קים שהנפיק עבורו סניף הבנק שלו? צ'קים ממוחשבים, לעומת זאת, הם פיתוח של השנים האחרונות ואינם מוכרים לרובנו. במאמר זה ננסה לספק סקירה על קצה המזלג של הצ'קים הממוחשבים ונבהיר מדוע השימוש בהם הוא בגדר הכרח בכל בית עסק המכבד את עצמו.
ראשית דבר, נבהיר מהם ההבדלים בין צ'קים ממוחשבים לבין הצ'קים המוכרים לנו בזכות שימושנו האישי בהם, בדרך זו נמנע מראש אפשרות של בלבול בין שני סוגי הצ'קים. צ'קים ממוחשבים אינם פנקסי צ'קים אלא הם צ'קים בדידים; צ'קים ממוחשבים אינם מונפקים עבורנו על ידי הבנקים אלא מודפסים על ידנו בכל מדפסת לייזר משרדית או ביתית; וצ'קים ממוחשבים אינם צ'קים שאנו ממלאים באופן ידני אלא הם מונפקים על ידי תוכנות משרדיות להנהלת חשבונות.
צ'קים ממוחשבים ותוכנות להנהלת חשבונות
צ'קים ממוחשבים קשורים באופן בלתי נפרד להתפתחותן של התוכנות להנהלת חשבונות. רוב התוכנות המתקדמות להנהלת חשבונות מטפלות באופן מלא בכל הנושאים הכספיים להם נדרש בעל עסק בימינו. הן מסונכרנות עם הקופות הרושמות הקיימות בעסק במידה ויש כאלה; הן מטפלות בכל ההיבטים הקשורים להפקדות והסכומים הנכנסים לבית העסק; הן מנפיקות טפסים מסוגים שונים לכל מטרה; מנפיקות חשבוניות מסוגים שונים; מנהלות מעקב אחר צ'קים חוזרים ומנפיקות דו"חות; מטפלות בכל האספקטים של תזרים המזומנים של העסק וכן הלאה. כחלק מכל הפעולות הללו, מסוגלות התוכנות המתקדמות הללו גם להפיק צ'קים ממוחשבים, המשמשים לרוב לתשלום לספקיו של העסק.
צ'קים ממוחשבים ויתרונות ההדפסה במדפסת משרדית
כאמור, התוכנות המתקדמות להנהלת חשבונות מאפשרות להדפיס את הצ'קים המונפקים על ידן במדפסת לייזר משרדית. אפשרות זו טומנת בחובה מספר לא מבוטל של יתרונות לבית העסק:
צ'קים יוצאים מסונכרנים באופן מיידי עם תזרים המזומנים של העסק ואינם דורש עדכון נפרד.
אין צורך לפנות לגורם חיצוני כלשהו כגון בנקים במטרה להנפיק צ'קים עבור העסק. מלבד החיסכון בעלויות, הוצאת צ'קים להדפסה על ידי גוף חיצוני הופכת אותם למועדים לזיוף ולניצול לרעה.
יתרון נוסף הוא העובדה שבית העסק אינו מחזיק כמויות של צ'קים, שהם מצרך רגיש המועד לגניבה ושימוש לרעה. כל צ'ק מודפס רק כאשר יש בו צורך ומונפק באופן מיידי לגורם לו הוא אמור להימסר.
יתרון אחרון וחשוב ביותר הוא שהדפסה עצמית של צ'קים מאפשרת להשתמש בנייר מיוחד, הכולל אמצעי הגנה מוטמעים רבים, ההופכים את השימוש בצ'קים לבטוח מאי-פעם ואת הצ'קים עצמם לכמעט בלתי ניתנים לזיוף. בין אמצעי ההגנה הללו ניתן למנות דיו מיוחד הנעלם כאשר מנסים לצלם את הצ'ק במכונת צילום, הטבעת פס הגנה מגנטי מיוחד, שימוש בצבעים אולטרה-סגולים בלתי נראים, הטבעת הולוגרמות על הצ'ק, שימוש בשכבת גירוד, שילוב של שבבי מתכת זעירים בנייר הצ'ק ואף משדרי רדיו מיניאטוריים.
כל אמצעי ההגנה הללו אינם זמינים כמובן במידה ואנו מדפיסים צ'קים על נייר הדפסה רגיל. במטרה להגן על הצ'קים שלכם אתם יכולים לרכוש נייר הדפסה מיוחד מבתי דפוס, בתוכו מוטמעים כל אמצעי ההגנה המתוחכמים הללו. בתי דפוס מסוימים, ברשותם מודולים התואמים את תוכנות הנהלת החשבונות המשמשות את בתי העסק יכולים לספק נייר הדפסת צ'קים התואם באופן מלא את התוכנות מבחינת גבולות הדף, סימני החיתוך, מיקומם המדויק של השדות שיש למלא וכן הלאה.
לסיכום, צ'קים ממוחשבים הם המילה האחרונה בתחום אמצעי התשלום של בית העסק והם מאפשרים לו ליהנות משורה ארוכה של יתרונות.
