מהפכת המחשוב, שהשפיעה בצורה דרמטית על כל תחום בחיינו, לא פסחה גם על תחום שהוא מן העתיקים ביותר בדברי ימי התרבות האנושית ובין הגורמים להתפתחות הכתב – הנהלת החשבונות. הנהלת החשבונות, שנוהלה בימי קדם באמצעות חריתת סימוני כתב יתדות על לוחות בוץ, מנוהלת כיום, כפי שניתן לצפות, באמצעות תוכנות מחשב שייעודן לשלוט בכל היבטי הנהלת החשבונות של העסק.

כיום קיים מגוון גדול של תוכנות להנהלת חשבונות, החל בתוכנות פשוטות ובסיסיות וכלה בתוכנות מתוחכמות, הפועלות בעזרתם של בסיסי נתונים מורכבים ומסוגלות לספק תמיכה לעסקי ענק. תוכנות הנהלת החשבונות של ימינו אינן מסתפקות בניהול תחום הנהלת החשבונות של העסק בלבד, אלא מהוות את הציר המרכזי סביבו סובב העסק, על בסיס ההבנה כי היבטיו הפיננסיים והחשבונאיים של העסק צריכים להוות יחידה בלתי נפרדת ממרכיביו האחרים, כמו הקשרים שלו עם לקוחותיו, עם ספקיו ועם עובדיו. משום כך התוכנות הללו כוללות מודולים של ניהול קשרי לקוחות (CRM), מנהלות את שעות העבודה של העובדים ואת כל קשרי הספקים של העסק. במטרה לרכז את כל הנתונים הללו באופן יעיל, מסונכרנות תוכנות הנהלת החשבונות עם שורה ארוכה של מכשירי קצה, החל בקופות רושמות, דרך תוכנות לניהול מלאי ממוחשב, קוראי צ'קים ועד שעוני הנוכחות של העובדים.

ריכוז כל הנתונים העסקיים במסגרת תוכנה מרכזית אחת לא פסח, כמובן, על התחום הוותיק של צ'קים או המחאות. במאמר זה נסקור את התחום החדש של צ'קים ממחושבים, שנוצר בעקבות השילוב בין צ'קים לבין המחשב. נספק סקירה על קצה המזלג של אופן השימוש של צ'קים ממוחשבים במסגרת תוכנות להנהלת חשבונות ושל הכלים החדשים העומדים לרשות מנהלי עסקים בזכות השימוש בתוכנות הנהלת חשבונות המאפשרות הפקת צ'קים ממוחשבים.

כיצד מפיקים צ'קים ממוחשבים ומה מהפכני בהם?

בשונה מפנקסי צ'קים המשמשים את כולנו לצרכים יומיומיים, צ'קים ממוחשבים אינם מופקים בתיווכו של הבנק או על ידי בית דפוס ישירות לעיתים, אלא על ידי מי שמבקש לתת צ'קים אלה. צ'קים ממוחשבים דורשים מבית העסק להצטייד במספר מרכיבים הנחוצים לצורך הפקת צ'קים:
1. תוכנת הנהלת חשבונות בעלת מודול של הפקת צ'קים ממוחשבים.
2. טונר המתאים לצורך יצירת הפס המגנטי המופיע על צ'קים.
3. מדפסת לייזר.
4. נייר מיוחד בגודל A4 המתאים לצרכים של הפקת צ'קים.

כאשר קיימים בבית העסק כל המרכיבים הנחוצים הללו, יש אפשרות להפיק צ'קים בכל פעם שמתעורר הצורך לשלם באמצעותם. תוכנת הנהלת החשבונות מאפשרת למלא בצ'ק את השדות הדרושים במקומות הרלבנטיים ויוצרת גם את סימוני התלישה. מומלץ להשתמש בנייר המסופק על ידי בתי דפוס שהנייר שהם מספקים מותאם לתוכנה הרלבנטית. התאמה כזו מבטיחה התאמה מדויקת בין מיקום השדות על גבי הנייר לבין ההדפסה עליהם בפועל. כמו כן מאפשר הנייר שילוב של אמצעי הגנה רבים שמטרתם להפוך זיוף צ'קים לכמעט בלתי אפשרי.

מה מהפכני, אם כן, בהפקת צ'קים ממוחשבים בבית העסק:

אין צורך להחזיק כמויות גדולות של צ'קים ריקים, המועדים לגניבה.
ניתן להדפיס צ'קים ממוחשבים על נייר בטחוני מיוחד, המאפשר להפוך אותם לכמעט בלתי ניתנים לזיוף.
המידע אודות הפקת צ'קים אלה מוזן באופן מיידי למאגר המידע המכיל את כל הנתונים של הניהול הפיננסי של העסק, ומאפשר למנהל העסק לקבל החלטות על בסיס נתונים אמינים ועדכניים. מידע זה ניתן לפילוח וזמין לצורך הפקת דו"חות מפורטים.
ניתן להוסיף לצ'קים עיצוב ייחודי התואם את המיתוג של בית העסק.

נסכם, אם כן. צ'קים ממוחשבים וניהול חשבונות ממוחשב יצרו מהפכה בניהולם של עסקים והעמידו לרשותם של מנהלים כלים יעילים לצורך קבלת החלטות, שמאפשרים גם חיסכון כספי לא מבוטל.