כשעולה הצורך ב- הזמנת צ'קים לחברה, אנו אמורים לפני רכישתם לבדוק היטב מיהו הגורם או בית הדפוס ממנו נבחר לבצע את הדפסת צ'קים עבור חברתנו. שלא כמו ברכישת מוצר צריכה רגיל, חומרים או ציוד משרדי, צ'קים זה סיפור אחר לגמרי.

בעת הזמנת פנקסי צ'קים מבית הדפוס, בראש וראשונה יש לוודא שבית הדפוס הינו מוסד אמין, בעל וותק ושתהליך ייצור ה- צ'קים מאובטח כראוי, שהרי צ'קים שלנו הנושאים את שמנו ומהוים עבורנו אמצעי לתשלום - מיוצרים במפעל זה.

הדבר הבא שנרצה לוודא הינו שייצור צ'קים בבית הדפוס אינו תהליך רגיל כמו כל עבודת דפוס רגילה, ושב- צ'קים שבית הדפוס מייצר יוטמעו אמצעי ההגנה למניעת זיופים, החיוניים לבטחון כספנו.

מצער הדבר שדווקא בישראל לא קיימת רגולציה בתחום ייצור חשוב ורגיש זה, וכך אנו מוצאים עצמנו הצרכנים, נדרשים לוודא את בטיחות השימוש ב- צ'קים שאנו מזמינים מבית הדפוס.
מאותה סיבה ממש, והיא העדר ברגולציה, ישנם בתי דפוס רבים שבצוק העיתים, מאמצים לעצמם את התואר כמוסד המייצר צ'קים, כאשר ההתייחסות המקצועית, ותהליך הייצור של צ'קים אצלם דומה כמעט לחלוטין להדפסת נייר מכתבים, ברושור או פלייר, וללא כל אמצעי ההגנה הנדרשים על מנת לייצר צ'קים בטוחים לשימוש והפצה.

לעניין הבדיקה המקדימה של האיכות הבטיחותית של צ'קים התייחסנו במאמר "מדריך לרכישת צ'קים"מאמר זה אינו עוסק בכך ואנו יוצאים מתוך הנחה שכל עסק שוקל בכובד ראש הזמנת צ'קים המאובטחים ביותר שהוא יכול לרכוש, אך לאחר רכישתם ואחרי שוידנו שה- צ'קים מאובטחים כראוי וראויים לשימוש, מלאכתנו טרם הסתיימה.

נושא אבטחת ה- צ'קים הינו נושא שיש לתת את הדעת לגביו גם לאחר קבלת ה- צ'קים מבית הדפוס ותוך כדי השימוש בהם.

המלצות וכללי אצבע לשימוש ואחסון צ'קים:

1. יש לאחסן צ'קים במקום סגור ומאובטח כמו כספת או ארון עם מנעול. כאשר המפתח, בלעדית, נמצא אצל מורשה אשר גם מפיק את ה- צ'קים בחברה בפועל.
2. כמות מסויימת לשימוש יום יומי ניתן לשמור בארון סגור על מפתח בקרבת שולחן העבודה.
3. יש לתעד את סדרות המספור של ה- צ'קים אשר בשימוש. הדבר יסייע למעקב וחלילה לביטול צ'קים בבנק במקרה של חשש לגניבה.
4. לעולם אין לאחסן יחדיו את ה- צ'קים ואת החותמות!!! יש לבצע הפרדה מוחלטת. ובוודאי שאין להחתים מראש צ'קים לשימוש עתידי, כפי שחלקנו טועים לעשות.
5. אין לשמור יחד עם צ'קים תיעוד כלשהו של מורשה החתימה בחברה.
6. בעת שליחת צ'קים בדואר, יש להקפיד לא להכניס את הצ'ק בלבד למעטפה, על מנת שלא יחשף בשקיפות באור, יש להכניסו לתוך נייר מקופל ורק אז לתוך המעטפה.

גניבת צ'קים

גם אם חלילה הייתה פריצה במשרד ואתם חוששים שנגנבו חלק מה- צ'קים או כולם, ניתן לבצע פעולת ביטול צ'קים בדיוק עבור הסדרה שנגנבה, ולא להינזק כלל. החשש הינו מגניבה של צ'קים בודדים ואפילו צ'ק אחד ויחיד שישמש את הגנב לזיוף.

באופן כללי, אנו ממליצים מאוד להגביל את הסכום שבנק מאשר לתשלום. כמו לדוגמא, בעת הפקדת צ'קים שלנו מעל 5,000 ש"ח חייב סניף הבנק ליצור קשר עם בעלי החשבון ולקבל את אישורם לכיבוד הצ'ק. במקרה כזה, גם אם חלילה זוייף צ'ק שלכם, סכום הנזק לא יעלה על הסכום שהגבלתם מראש.
החלטה באשר לגובה הסכום להגבלה הינו עניין סובייקטיבי לכל חברה וחברה.